COLEGIO GIOVANNI ANTONIO FARINA
RESOLUCIÓN RECTORAL Nº 49
(25 de julio de 2017)
Por la cual se
“Establece el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de datos personales”
La Rectora en su calidad de Presidente de Consejo Directivo y en uso de las facultades que le otorga la Ley 115 de 1994, el decreto Reglamentario 1860 del mismo año y demás normas concordantes,
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1, tiene por objeto «( …) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la
Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
Que el COLEGIO GIOVANNI ANTONIO FARINA garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen consagrados en la Constitución Política de Colombia; para lo cual con base en lo dispuesto en la normatividad vigente, sus actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
Que con el fin de facilitar el cumplimiento al interior de la institución de la normatividad que regula y reglamenta el Tratamiento de datos personales, se hace necesario establecer el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de datos personales.
RESUELVE:
CAPÍTULO I
PRINCIPIOS
ARTÍCULO 1º. El Colegio Giovanni Antonio Farina aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación y que emanan de la normatividad vigente, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
a. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b. Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por el Colegio Giovanni Antonio Farina, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Colegio Giovanni Antonio Farina, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
f. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación del Colegio Giovanni Antonio Farina, será de medio.
g. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por el Colegio Giovanni Antonio Farina, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso.
Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
ARTÍCULO 2º. De conformidad con la normatividad vigente, las personas en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las académicas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales podrá suministrar, conocer, actualizar y rectificar cualquier tipo de información o dato personal al Colegio Giovanni Antonio Farina, quien será la encargada del tratamiento de la información o dato personal.
CAPÍTULO II
DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Artículo 3º. El Colegio Giovanni Antonio Farina, en el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y
proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
CAPÍTULO III
DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN Y/O DATOS
PERSONALES
ARTÍCULO 4º. En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente al Colegio Giovanni Antonio Farina, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada al Colegio Giovanni Antonio Farina, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) A recibir información por parte del Colegio Giovanni Antonio Farina, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPÍTULO IV
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
ARTÍCULO 5º. Deberes del Colegio Giovanni Antonio Farina como responsable del Tratamiento de Datos Personales.
El Colegio Giovanni Antonio Farina, cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
ARTÍCULO 6º. Deberes del Colegio Giovanni Antonio Farina en relación con el tratamiento de los datos personales. El Colegio Giovanni Antonio Farina, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para
aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
CAPÍTULO V
AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE DATOS PERSONALES
ARTÍCULO 7º. Autorización del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. Así mismo la autorización se deberá solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
ARTÍCULO 8º. Modo de obtener la autorización. Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, la institución establecerá mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con
lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos
cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
CAPÍTULO VI
CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE DATOS PERSONALES
ARTÍCULO 9º. Casos en que no se requiere la autorización, con base en la legislación vigente.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
f ) Reporte a centrales de riesgo.
CAPÍTULO VII
A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN
ARTÍCULO 10º.La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
CAPÍTULO VIII
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES
ARTÍCULO 11º. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento
acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
ARTÍCULO 12º. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con
los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013.
CAPÍTULO IX
TRATAMIENTO DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO
ARTÍCULO 13º El Colegio Giovanni Antonio Farina, conforme a la normatividad vigente recolectará, recaudará, almacenará, usará, circulará, suprimirá, procesará, compilará, intercambiará, dará tratamiento, actualizará y dispondrá de los datos personales que sea suministrados de acuerdo a las disposiciones legales y que se han incorporado en distintas
bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta el Colegio Giovanni Antonio Farina. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias del Colegio Giovanni Antonio Farina en su condición de institución de educación preescolar, básica primaria, secundaria y media, de forma directa o a través de
terceros.
ARTÍCULO 14º. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte del Colegio Giovanni Antonio Farina, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
ARTÍCULO 15º La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u
obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
La autorización será generada por el Colegio Giovanni Antonio Farina y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
Ver Anexo No 1 modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales.
CAPÍTULO X
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 16º. El Colegio Giovanni Antonio Farina utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
CAPÍTULO XI
AVISO DE PRIVACIDAD
“…las grabaciones de imagen o de voz realizadas en ámbitos privados de la persona, con destino a ser publicadas o sin ese propósito, constituyen violación del derecho a la intimidad personal, sin las mismas no han sido autorizadas directamente por el titular del derecho y, además, en caso extremo, si no han sido autorizadas expresa y previamente por la autoridad
judicial competente. El resultado de la recolección de la imagen o la voz sin la debida autorización del titular implica, sin más, el quebrantamiento de su órbita de privacidad y, por lo tanto, la vulneración del derecho a la intimidad del sujeto.” Sentencia T-233/07, Corte Constitucional.
ARTÍCULO 17º. De conformidad con la normatividad vigente, el Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Ver Anexo No 2 modelo de aviso de privacidad.
ARTÍCULO 18º. Alcance y contenido del Aviso de Privacidad. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
CAPÍTULO XII
GARANTÍAS
ARTÍCULO 19º. Garantías del Derecho de Acceso. El Colegio Giovanni Antonio Farina garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de’ éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso
directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
CAPÍTULO XIII
CONSULTAS
ARTÍCULO 20º. Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, el Colegio Giovanni Antonio Farina garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el Colegio Giovanni Antonio Farina garantiza:
1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
3. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
CAPÍTULO XIV
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES,
CONSULTAS Y RECLAMOS
ARTÍCULO 21º El Colegio Giovanni Antonio Farina, ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de este manual al interior de la institución en cabeza de Dirección administrativa y la secretaria General que manejan Datos Personales de los Titulares.
ARTÍCULO 22º La Dirección Administrativa junto con el apoyo de cada una de las dependencias que tenga a su cargo la información respectiva, estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico:
colfarinaadmon@gmail.com
CAPÍTULO XV
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y
PETICIONES
ARTÍCULO 23º Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos del Colegio Giovanni Antonio Farina.
El Colegio Giovanni Antonio Farina deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo: colfarinaadmon@gmail.com
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 24 Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Colegio Giovanni Antonio Farina el cual serán tramitados bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al Colegio Giovanni Antonio Farina por el correo electrónico colfarinaadmon@gmail.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando
los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el correo colfarinaadmon@gmail.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en la institución. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTÍCULO 25º. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Su representante, previa acreditación de la representación.
c) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
ARTÍCULO 26º. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico: colfarinaadmon@gmail.com igualmente señalado en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
ARTÍCULO 27º. Rectificación y actualización de datos. El Colegio Giovanni Antonio Farina tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados para los reclamos. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición, de conformidad con lo antes señalado.
ARTÍCULO 28º. Supresión de datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar al Colegio Giovanni Antonio Farina la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
ARTÍCULO 29º La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el Colegio Giovanni Antonio Farina. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del
mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
ARTÍCULO 30º Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello el Colegio Giovanni Antonio Farina pondrá a
disposición del Titular el correo electrónico colfarinaadmon@gmail.com.
Si vencido el término legal respectivo, el Colegio Giovanni Antonio Farina, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en
el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que el Colegio Giovanni Antonio Farina deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
CAPÍTULO XVI
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
ARTÍCULO 31º. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, el Colegio Giovanni Antonio Farina adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 32º. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte del Colegio Giovanni Antonio Farina. Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con el Colegio Giovanni Antonio Farina, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal.
La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con el Colegio Giovanni Antonio Farina, Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, el Colegio Giovanni Antonio Farina, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el
entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con el Colegio Giovanni Antonio Farina, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
El Colegio Giovanni Antonio Farina, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las
solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
ARTÍCULO 33º. Función de protección de datos personales al interior del Colegio Giovanni Antonio Farina.
El Colegio Giovanni Antonio Farina como institución, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias tanto académicas como administrativas actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así por ejemplo, y entre
otras dependencias, para el caso de datos personales de estudiantes actúa como encargado del tratamiento la Dirección Administrativa y la Secretaría General; para el caso de datos financieros y comerciales actúa como encargado del tratamiento la Dirección Administrativa y Contabilidad; para el caso de empleados del Colegio Giovanni Antonio Farina actúa como
encargado del tratamiento la Dirección Administrativa, para el caso de egresados actúa como encargado del tratamiento la Secretaria General, para el caso de los usuarios de cursos de extensión actúa como encargado del tratamiento la oficina de educación continuada.
El Colegio Giovanni Antonio Farina designa a la oficina de Dirección Administrativa, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En el evento en que usted considere que el Colegio Giovanni Antonio Farina dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación TIC a través del Correo electrónico: colfarinaadmon@gmail.com.
ARTÍCULO 34º. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 25 de julio de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar y demás disposiciones que le sean contrarias.
ANEXO 1
DOCUMENTO DE AUTORIZACIÓN Y REFRENDACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES
Con la expedición de la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se desarrolla el principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar todo tipo de información recogida o, que haya sido objeto de tratamiento de datos personales en bancos o bases de datos y, en general en archivos de entidades públicas y/o privadas.
El Colegio Giovanni Antonio Farina como institución que almacena, y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias académicas y/o administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar,
intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta el Colegio Giovanni Antonio Farina. Esta información es, y será utilizada en el desarrollo de las funciones propias del Colegio Giovanni Antonio Farina en su condición
de institución de educación preescolar, básica primaria, secundaria y media, de forma directa o a través de terceros.
El Colegio Giovanni Antonio Farina en los términos dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto:
colfarinaadmon@gmail.com
“Consiento y autorizo de manera previa, expresa e inequívoca que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente documento y/o autorización”. Si usted no desea que sus datos personales sean utilizados por el colegio Giovanni Antonio Farina, podrá revocar de manera parcial o total tal autorización de manera expresa e inequívoca, directa, expresa y por escrito a la cuenta de correo electrónico: colfarinaadmon@gmail.com.
En el evento en que usted tenga alguna observación y/o comentario sobre el manejo y uso de sus datos personales, o en caso de que usted considere que el Colegio Giovanni Antonio Farina dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables; o no desee seguir recibiendo información relacionada con el Colegio Giovanni Antonio Farina y sus actividades, según el presente documento, usted podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Dirección Administrativa, responsable de protección de datos del Colegio Giovanni Antonio Farina en:
Dirección oficina: Carrera 88 C nº 54 F29 sur
Correo electrónico: colfarinaadmon@gmail.com
Teléfono: 7477643 Ext. 115
ANEXO 2
MODELO AVISO DE PRIVACIDAD
El Colegio Giovanni Antonio Farina, con domicilio en la Ciudad de Bogotá, Colombia, actúa y es Responsable del Tratamiento de los datos personales.
Cómo contactarnos. Dirección Carrera 88 C 54F 29 sur
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Sus datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de terceros designados, entre otras, y de manera meramente enunciativa para las siguientes finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos del Colegio
Giovanni Antonio Farina: Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros, servicios, y demás actividades relacionadas con las funciones propias del Colegio Giovanni Antonio Farina como institución
de educación preescolar, básica primaria, secundaria y media, alianzas, estudios, contenidos, así como las demás instituciones que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos; proveer nuestros servicios.
Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los ofrecidos o que tenga el Colegio Giovanni Antonio Farina.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados; Informar sobre cambios de los servicios del Colegio Giovanni Antonio Farina.
Evaluar la calidad del servicio, y Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos por el Colegio Giovanni Antonio Farina.
Se le informa a los titulares de información que pueden consultar en la página WEB de la institución www.colfarina.com el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de datos personales del Colegio Giovanni Antonio Farina, que contiene las políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al
acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Se expide en Bogotá, D.C, a los 25 días del mes de julio de 2017.
HNA MARÍA VAHOS GALLEGO
Rectora